01 Who We Are Qui nous sommes

Fitness AI MTL is a premium AI-powered gym located at 1610-B Rue de Beauharnois Ouest, Montréal, QC H4N 1J5. We are the organization responsible for the collection and use of personal information described in this Policy.

Fitness AI MTL est un gym haut de gamme propulsé par l'IA, situé au 1610-B Rue de Beauharnois Ouest, Montréal, QC H4N 1J5. Nous sommes l'organisation responsable de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels décrits dans cette Politique.

Privacy Officer contact:
Email: [email protected]
Phone: (438) 815-9450
Address: 1610-B Rue de Beauharnois Ouest, Montréal, QC H4N 1J5

Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels :
Courriel : [email protected]
Téléphone : (438) 815-9450
Adresse : 1610-B Rue de Beauharnois Ouest, Montréal, QC H4N 1J5

02 Information We Collect Renseignements que nous collectons

We collect personal information only to the extent necessary to provide our services. This includes:

Nous collectons des renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de nos services. Cela comprend :

We do not knowingly collect personal information from individuals under the age of 16 without parental consent.

Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 16 ans sans le consentement parental.

03 How We Use Your Information Comment nous utilisons vos renseignements

We use your personal information for the following purposes:

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Membership management — to create and manage your account, process payments, and communicate membership updates.
• Gestion de l'abonnement — pour créer et gérer votre compte, traiter les paiements et communiquer les mises à jour de l'abonnement.
• Personalized training — to configure AI-assisted equipment, track your progress, and tailor your training program to your goals.
• Entraînement personnalisé — pour configurer les équipements assistés par IA, suivre vos progrès et adapter votre programme d'entraînement à vos objectifs.
• Safety — to ensure a safe training environment and respond appropriately to health or emergency situations.
• Sécurité — pour garantir un environnement d'entraînement sécuritaire et réagir de manière appropriée aux situations d'urgence ou de santé.
• Communication — to send class schedules, updates, and promotional offers (with your consent).
• Communication — pour envoyer des horaires de cours, des mises à jour et des offres promotionnelles (avec votre consentement).
• Legal compliance — to fulfill our obligations under Quebec and Canadian law, including tax, consumer protection, and privacy regulations.
• Conformité légale — pour remplir nos obligations en vertu des lois québécoises et canadiennes, notamment en matière de fiscalité, de protection du consommateur et de confidentialité.
• Service improvement — to analyze usage patterns, improve our offerings, and develop new services (using aggregated, anonymized data where possible).
• Amélioration des services — pour analyser les modes d'utilisation, améliorer nos offres et développer de nouveaux services (en utilisant des données agrégées et anonymisées dans la mesure du possible).

04 Legal Basis for Processing Base légale du traitement

We process your personal information based on one or more of the following legal grounds:

Nous traitons vos renseignements personnels sur la base d'un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

• Contractual necessity — processing required to fulfill your membership agreement.
• Nécessité contractuelle — traitement requis pour exécuter votre contrat d'abonnement.
• Consent — where you have explicitly agreed (e.g., marketing emails, photography).
• Consentement — lorsque vous avez expressément accepté (p. ex., courriels de marketing, photographie).
• Legitimate interests — to operate and improve our business in a way that does not override your rights.
• Intérêts légitimes — pour exploiter et améliorer notre entreprise d'une manière qui ne prévaut pas sur vos droits.
• Legal obligation — where we are required by law to collect or retain certain information.
• Obligation légale — lorsque la loi nous oblige à collecter ou à conserver certains renseignements.

05 Sharing Your Information Partage de vos renseignements

We do not sell, rent, or trade your personal information. We may share it with trusted third-party service providers who assist us in operating our business, under strict confidentiality agreements:

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels. Nous pouvons les partager avec des prestataires de services tiers de confiance qui nous aident à exploiter notre entreprise, dans le cadre d'accords stricts de confidentialité :

• Technogym — for AI training platform, body assessment, and My Wellness Pro gym management software.
• Technogym — pour la plateforme d'entraînement IA, l'évaluation corporelle et le logiciel de gestion de gym My Wellness Pro.
• Stripe — for secure payment processing. Stripe's privacy policy governs the handling of your payment data.
• Stripe — pour le traitement sécurisé des paiements. La politique de confidentialité de Stripe régit le traitement de vos données de paiement.
• GoHighLevel — for CRM, marketing automation, and lead management.
• GoHighLevel — pour la gestion de la relation client (CRM), l'automatisation du marketing et la gestion des prospects.
• Legal authorities — when required by applicable law, court order, or regulatory authority.
• Autorités légales — lorsque la loi applicable, une ordonnance du tribunal ou une autorité réglementaire l'exige.

We require all third-party providers to maintain appropriate security standards and to use your data solely for the purposes for which it was disclosed.

Nous exigeons de tous les prestataires tiers qu'ils maintiennent des normes de sécurité appropriées et qu'ils utilisent vos données uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées.

06 Cookies & Website Tracking Témoins (cookies) et suivi du site web

Our website uses cookies and similar tracking technologies to enhance your browsing experience and analyze site traffic. We use:

Notre site web utilise des témoins (cookies) et des technologies de suivi similaires pour améliorer votre expérience de navigation et analyser le trafic du site. Nous utilisons :

• Essential cookies — required for basic site functionality (language preference, form sessions). These cannot be disabled.
• Témoins essentiels — requis pour le bon fonctionnement du site (préférence de langue, sessions de formulaires). Ceux-ci ne peuvent pas être désactivés.
• Analytics cookies — used to understand how visitors interact with our site (e.g., Google Analytics). These are collected with your consent.
• Témoins d'analyse — utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site (p. ex., Google Analytics). Ceux-ci sont collectés avec votre consentement.
• Marketing cookies — used by Meta (Facebook/Instagram) Ads to show you relevant advertisements. These are collected with your consent.
• Témoins de marketing — utilisés par les publicités Meta (Facebook/Instagram) pour vous montrer des annonces pertinentes. Ceux-ci sont collectés avec votre consentement.

You can manage your cookie preferences through your browser settings. Disabling certain cookies may affect the functionality of our website.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins via les paramètres de votre navigateur. La désactivation de certains témoins peut affecter le fonctionnement de notre site web.

07 Data Retention Conservation des données

We retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Policy, or as required by applicable law. Specifically:

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans cette Politique, ou conformément à la loi applicable. Plus précisément :

• Membership records are retained for a minimum of 7 years after the end of the membership for legal and accounting purposes.
• Les dossiers d'abonnement sont conservés pendant au moins 7 ans après la fin de l'abonnement à des fins juridiques et comptables.
• Training and health data is retained for the duration of your membership and up to 3 years thereafter, unless you request deletion earlier.
• Les données d'entraînement et de santé sont conservées pendant la durée de votre abonnement et jusqu'à 3 ans après, sauf si vous demandez leur suppression plus tôt.
• Marketing communication data is retained until you withdraw consent or request deletion.
• Les données de communication marketing sont conservées jusqu'au retrait de votre consentement ou à la demande de suppression.
• CCTV footage (if applicable) is retained for no longer than 30 days unless required for an ongoing investigation.
• Les images de vidéosurveillance (le cas échéant) sont conservées pendant 30 jours au maximum, sauf si elles sont requises pour une enquête en cours.

08 Your Privacy Rights Vos droits en matière de vie privée

Under Quebec's Law 25 and applicable Canadian privacy legislation, you have the following rights regarding your personal information:

En vertu de la Loi 25 du Québec et de la législation canadienne applicable sur la vie privée, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

To exercise any of these rights, contact our Privacy Officer at [email protected]. We will respond within 30 days. If you are unsatisfied with our response, you may contact the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) at cai.gouv.qc.ca.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected]. Nous répondrons dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contacter la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) à cai.gouv.qc.ca.

09 How We Protect Your Information Comment nous protégeons vos renseignements

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. These measures include:

Nous mettons en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés. Ces mesures comprennent :

• SSL/TLS encryption for all data transmitted through our website and forms.
• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les données transmises via notre site web et nos formulaires.
• Payment data processed exclusively through PCI-DSS compliant processors (Stripe).
• Données de paiement traitées exclusivement via des processeurs conformes à la norme PCI-DSS (Stripe).
• Access to personal information restricted to authorized staff on a need-to-know basis.
• Accès aux renseignements personnels limité au personnel autorisé selon le principe du besoin d'en connaître.
• Regular review of our data protection practices and service provider agreements.
• Révision régulière de nos pratiques de protection des données et des contrats avec nos prestataires de services.

In the event of a data breach that poses a risk of serious injury, we will notify affected individuals and the Commission d'accès à l'information (CAI) within the timeframe required by Law 25.

En cas de violation de données présentant un risque de préjudice grave, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information (CAI) dans le délai requis par la Loi 25.

10 Updates to This Policy Mises à jour de cette Politique

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices or applicable law. When we make material changes, we will notify you by email or by posting a notice on our website. The updated Policy will take effect 30 days after notification.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou la loi applicable. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous vous en informerons par courriel ou en affichant un avis sur notre site web. La Politique mise à jour entrera en vigueur 30 jours après la notification.

We encourage you to review this Policy periodically. The date of the most recent update is displayed at the top of this page.

Nous vous encourageons à consulter cette Politique régulièrement. La date de la dernière mise à jour est affichée en haut de cette page.